大体でIT

-ちょっと使えるネタを紹介-

大体でIT

エクセルで連動したプルダウンを作成する方法をご紹介します。データの入力規則内の数式入力はテーブルの参照設定を使えば設定が簡単になって、データの追加・削除も楽です。

はじめに

エクセルでプルダウンを設定する方法と連動してプルダウンを設定する方法がわかります。

テーブルを使うと設定も変更も楽なのでおすすめです。

この記事から得られること

  • エクセルでプルダウンが作成できます
  • 1つめのプルダウンで選択した項目に連動して2つめのプルダウンのリストを変更できます
  • テーブルを使って簡単にプルダウンのリストを設定できます

目次から見たい項目へ移動すると便利ですよ。

目次

【結果】エクセルで連動したプルダウンの設定ができます

はじめに結果として、エクセルで連動したプルダウンの設定ができます。

1つ目に決定した値と連動して2つ目のプルダウンの値を自動で変更することができます。

テーブルを使えば設定も簡単なのでおすすめです。

【結果】エクセルでプルダウンの作成できます

テーブルの見出しを1つ目のプルダウンに設定することができます。

【結果】エクセルでプルダウンの作成できます

プルダウンにテーブル内の『見出しの値』が表示されているのがわかります。

【結果】1つ目に連動したプルダウンの作成できます

1つ目の値に連動してプルダウンに表示する値を自動で変更します。

【結果】1つ目に連動したプルダウンの作成できます

ここでは1つ目の値に『果物』を設定しています。

この果物の値に連動して2つ目のプルダウンに果物のデータが表示されていることがわかります。

もちろん1つ目に野菜や肉などほかの見出しを入力すると2つ目のプルダウンにはそれに連動した値が自動的に表示されます。

プルダウンは入力する際に値を指定して入力ミスを減らせることが期待できます。また、1つ目の値に応じて2つ目の値のリストを変更したい際に使えますので連動したプルダウンができると細かく入力リストを変更することができ大変便利です。

テーブルを使うと難しい数式を使う必要がなくなり連動したプルダウンを作成するのが楽になりますし、テーブルを変更しても数式の設定を変更する必要がなく便利なのでおすすめです。

では、連動したプルダウンの設定方法についてテーブルを使う方法で説明していきます。

テーブルの作り方

最初はプルダウンを設定したい範囲をテーブルにする方法について説明します。

セルの範囲を指定してテーブルにします

セルの範囲を指定してテーブルにします

最初にテーブルにしたい範囲を選択します。選択する際は見出しも含めて選択します。

選択した状態で『挿入』タグの『テーブル』をクリックします。

すると次のような画面が表示されます。

先頭行をテーブルの見出しとしてテーブルを作成

先頭行をテーブルの見出しとしてテーブルを作成

この表示が出たら『先頭行をテーブルの見出しとして使用する』にチェックを入れてOKをクリックします。

これでテーブルを作成することができます。テーブルの作成は簡単ですね。

テーブルを作成すると作成したテーブルの名前を示す『テーブル名』が自動的に設定されます。

テーブル名の確認方法

テーブル名の確認方法

テーブル名の確認方法はどこでもいいので作成したテーブル内を選択します。

選択したら『デザイン』タブが出てきますのでそこをクリックします。

『デザイン』を選択すると左の方に『テーブル名』がありますのでそれがこのテーブルの名前になります。

テーブル名を変更する必要はありませんがプルダウンを設定する際に必要なので確認しておきます。また自由にテーブル名を変更することもできます。

今回は自動で作成された『テーブル1』を使ってプルダウンを作成していきます。

1つ目のプルダウンの設定方法

1つ目のプルダウンの設定方法です。

最初にプルダウンを設定したいセルを選択しておきます。

プルダウンの設定方法は『データ』タブの『データの入力規則』を使います。

データの入力規則を使う

データの入力規則を使う

『データの入力規則』を選択すると次のような表示がでてきます。

『リスト』を選択

『リスト』を選択

『設定』タブ内の『入力値の種類』で『リスト』を選択します。

次に『元の値』を設定します。

テーブルの見出しを取得する数式を入力

テーブルの見出しを取得する数式を入力

ここでは『テーブル1』の『見出し』を設定したいので『元の値』に次の数式を入力します。

テーブルの見出しを取得する数式

=INDIRECT("テーブル1[#見出し]")

テーブル1の見出しは『テーブル1[#見出し]』で取得できます。

この見出しの範囲を参照したいので参照できるエクセルの関数『INDIRECT』の中にいれて、『=INDIRECT(テーブル1[#見出し]』にして元の値に入力します。

これでテーブル1の見出しを取得することができます。

個別に範囲設定するなどの工程が必要なく簡単に見出しを取得することができます。

1つ目のプルダウンが完成

1つ目のプルダウンが完成

1つ目のプルダウンを選択すると設定した見出しが表示されていることがわかります。

これで1つ目のプルダウンは完成です。

続いて連動したプルダウンの設定方法について説明します。

1つ目の入力に連動したプルダウンの設定方法

2つ目のプルダウンも同じように『データの入力規則』を使います。

ここで重要なのが、1つ目のプルダウンのセルに何でもいいので値を入れておくことです。

元の値に数式を設定する際に取得する値がない状態になりますのでエラーとなってしまい数式を設定することができません。

とりあえず、プルダウンから値を選んで値を入れておくようにしましょう。

2つ目の項目にもデータの入力規則を使う

2つ目の項目にもデータの入力規則を使う

次に1つ目のプルダウンに連動させる数式を入力していきます。

連動したプルダウンの設定

連動したプルダウンの設定

連動させる方法として次の数式を入力します。

連動したプルダウンの数式

=INDIRECT("テーブル1["& $G$6 &"]")

テーブルの『果物』のデータを取得するときは『テーブル1[果物]』で取得できます。

なので参照する関数を使って『=INDIRECT("テーブル1[果物]")』と設定すれば、果物のデータを取得することができます。

さらに1つ目のプルダウンに連動させたいので、果物のところに1つ目の値の変数を入れてあげます。

つまりここに変数を入れてあげます⇒『=INDIRECT("テーブル1[ここに1つ目の変数を入力]")』

今回の場合だと『G6』に1つ目の値が入っていますので、『=INDIRECT("テーブル1[ $G$6 ]")』となります。

それでは2つ目のプルダウンの値を見てみます。

1つ目の入力に連動したプルダウンの作成完了

1つ目の入力に連動したプルダウンの作成完了

1つ目に設定した『果物』に連動して果物の列のデータが2つ目のプルダウンに表示されていることがわかります。

これで連動したプルダウンの作成の完了です。

テーブルに列を新しく入力したい場合や逆に列を削除したい場合にもデータの入力規則を変えることなく自動で変更されますので後からの変更にも柔軟に対応することができます。

おわりに

プルダウンはセルへ値を入力する際に入力ミスを減らすことができますので大変便利な機能です。

さらに連動したプルダウンを使うことで1つ目に入力した値に応じて入力する範囲を指定することができますので入力するユーザにとってもうれしい機能です。

テーブルを使うことでデータの入力規則に設定する数式も簡素化できるので視認性もアップすることができます。

テーブル内を変更したいときにもデータの入力規則も変更する必要もなくて大変便利です。

連動したプルダウンを作成したい際はテーブルを使ってみることをおすすめします。

最後までご覧くださいましてありがとうございました。

関連する記事から探す

カテゴリから探す

カテゴリから見たい項目を探すと便利ですよ。

アーカイブから探す